5 pasos para contratar un proveedor de Gestión Documental

Hoy en día las compañías enfrentan retos importantes en la administración de su presupuesto de gastos. Es usual que la gestión documental sea un proceso que dependa de las Gerencias Administrativas de las organizaciones y como tal puede ser considerado como un gasto y no como un costo, es decir, se asume que no aporta de manera directa a la cadena de valor de la empresa.

Esta característica hace que, para muchas organizaciones, no se asignen los recursos pertinentes para gestionar de manera adecuada los documentos que reciben o generan sus procesos de negocio.

Ahora bien, puede presentarse que los administradores del gasto no consideren los costos ocultos relacionados con la ausencia de la gestión documental: procesos sobre papel, demoras en las decisiones, tiempo perdido en buscar información, extravío de documentos valiosos, almacenamiento de documentos innecesarios, etc.

Esto sin mencionar los riesgos de incumplimiento de la normativa y de una posible afectación de imagen por no responder de manera adecuada a un requerimiento.

Una alternativa para las organizaciones que quieren balancear costo óptimo con un proceso ordenado, es tercerizar su gestión documental. Es importante considerar los pasos para tomar esta decisión:

1-Diagnostique la situación actual de su proceso: hágase preguntas como: ¿cuántas personas soportan el proceso y cuáles son sus competencias?, ¿cuántos documentos se reciben?, ¿cuántas consultas se realizan?, ¿cuáles son los problemas más comunes?, ¿cuánto cuesta su proceso? ¿qué quiere resolver?

2-Invite a varios proveedores para que conozcan su proceso: recíbalos de manera informal, cuénteles sobre sus dolores, ellos lo ubicarán de manera general sobre cómo documentar sus necesidades. Déjelos hacer preguntas, y sea completamente abierto y honesto en las respuestas.

3-Emita un RFI (Request for Information): establezca en un documento toda la información que quisiera conocer sobre 5 proveedores potenciales: experiencia, cobertura, modelo de servicio, costos, tecnología, certificaciones, etc. Gestión Documental

4-Haga una lista corta y emita un RFP (Request for Proposal): invite a 2 o como máximo a 3 proveedores al proceso de selección. Asegúrese de establecer criterios homologables de calificación: modelo de tarifas, acuerdos de nivel de servicio, experiencia, etc. Gestión Documental

5-Tome la decisión y sea consciente de que se trata de un camino de largo aliento: es normal que cualquier cambio que afecte a la organización de manera transversal genere traumatismos. Esto casi siempre ocurre al inicio, pero con el tiempo los beneficios van a ser tangibles. Solicite a su proveedor la aplicación de la metodología PMI para implementación de proyectos; esto ayuda a amortiguar el impacto del cambio y permite reaccionar mejor ante desviaciones de tiempo, costo y alcance. Gestión Documental

Considera:

Un Centro Inteligente de Documentos ofrece una solución integral que combina consultoría, operación y herramienta tecnológica tipo ECM para gestionar de manera adecuada los documentos de su organización. Empresas como SURA, Grupo Argos, Celsia, Flamingo y Colmotores cuentan con esta solución. Gestión Documental

Menores costos, un solo interlocutor, disponibilidad de la información, mejoramiento de los tiempos de procesamiento, han sido beneficios que han obtenido estas compañías.

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