6 claves para una exitosa gestión de documentos en las organizaciones

Existe un mar de conocimiento y conceptos sobre la gestión documental y cómo esta es planeada, ejecutada y controlada en las organizaciones, sin embargo, muy poco se ha hablado de cómo este proceso tradicional de negocio también ha sido impactado por el imperativo de transformación digital de las compañías.

Los requerimientos de inmediatez en el acceso a información y a conocimiento útil ha incidido en la desmaterialización de los documentos, es decir, en la eliminación de la dependencia de acceso a información que se encuentra en formatos físicos, bien sea en carpetas, ficheros, archivos, entre otros, lo que a su vez resulta en una categorización y administración compleja.

Uno de los grandes retos que están enfrentando las compañías son los altos tiempos en los que incurren para encontrar información histórica que es relevante para tomar decisiones, y no se trata sólo de encontrarla, sino que una vez en las manos de los responsables, el formato físico en el que se encuentra (papel) haya permitido conservar la integridad de la información.

Con este panorama en mente, tiene mucha relevancia para las organizaciones asegurar una gestión ágil y moderna de la información, contenido y documentos que se generan con alta frecuencia y volumen. Además, es esencial validar si es hora de evolucionar a nuevos medios de conservación digital que garanticen el cumplimiento de los períodos de retención requeridos. De esta manera, un buen Programa de Gestión Documental o PGD se convierte en la autopista sobre la cual transitarán de manera estructurada los proyectos o iniciativas de transformación de sus procesos de negocio.

El PGD busca posibilitar la visibilidad y el control de todo el ciclo de vida de los documentos que poseen la información de su negocio, esto es, desde la creación, utilización, conservación, retención y disposición final de los mismos, para así mejorar los tiempos de consulta, optimizar flujos de trabajo, lograr economía en los procesos administrativos, habilitar la productividad de sus colaboradores y a su vez contribuir al nivel de desempeño de las organizaciones.

6 claves para una exitosa gestión documental

Para lograr el Sistema de Gestión Documental de su empresa sea exitoso es necesario tener en cuenta los siguientes 6 puntos claves:

1. Como todo plan, la ideación, el diseño y la implementación del mismo debe evolucionar a sistemas de gestión electrónica de documentos que posibiliten aplicar los mismos principios, normas y estándares que regulan la gestión tradicional de documentos en papel.

2. Durante la fase de diseño es esencial tener en cuenta un sistema de archivo total con su respectiva clasificación y categorización de documento, buscando así simplificar las actividades de búsqueda y acceso a la información.

3. Es esencial contar con la participación activa del equipo de trabajo que participa en las actividades de almacenamiento y archivo de información durante la definición de los procesos y procedimientos de gestión documental de la organización, ya que ellos son los que poseen el conocimiento integral del ciclo de vida de los mismos, los retos y desafíos asociados con la clasificación, almacenamiento, conservación y búsqueda. De esta manera, se construye un plan de gestión documental basado en lecciones aprendidas, pero también en la experiencia de este equipo de trabajo.

4. Las actividades de clasificación o categorización de los documentos de una organización responde a principios administrativos y funcionales que buscan estructurar los procesos corporativos, dejar evidencias de la madurez de estos y posibilitar su posterior consulta. Esta clasificación documental debe implementarse desde el momento mismo de creación de los documentos o a partir de su recepción.

5. Se recomienda analizar las políticas documentales internas asociadas con los documentos o entregables que se generan con mayor frecuencia, representan un gran volumen y quedan como evidencia en carpetas virtuales o físicas. Una vez identificadas estas políticas se recomienda identificar herramientas de planificación de documentos que conduzcan a reducir su volumen y mejoren los procesos de generación de información.

6. Se recomienda analizar los procesos documentales internos de la organización y validar cuáles son susceptibles de evolucionar de producir documentos físicos a intercambiar información entre las diferentes áreas. Esto puede lograrse mediante la integración de sistemas que optimicen el registro de los datos, la notificación y colaboración con terceros, flujos de aprobación y conservación.

Entonces, desarrollar un Programa de Gestión de Documentos (PGD) requiere de una adecuada planeación, para que su ejecución se lleve a cabo de manera sistematizada y estructura, logrando así el cumplimiento de los objetivos.

Lo anterior supone que la planificación del PDG se desarrolle basado en un modelo administrativo compuesto por una serie de elementos o principios que se deben cumplir en la etapa de diseño y planeación, de tal forma que los responsables de gestionar el Programa controlen desde la primera fase todo el proceso y cuenten con la información, los recursos materiales y humanos necesarios para su ejecución.

El desarrollo de este plan se apoya en los siguientes principios básicos:

• Principios administrativos: Hace referencia a las consideraciones administrativas de la gestión de documentos, es decir, lo relacionado con los procesos o flujos de trabajo que regulan la función archivista en las empresas. El objetivo de estos principios es propender por la transparencia, simplificación y eficiencia de la administración documental.

• Principios Económicos: Hace relación a las consideraciones de tipo económico en la gestión de documentos, por ejemplo, la reducción de costos derivados de los ahorros en el uso de papel, la racionalización de los recursos destinados para la gestión del documento, entre otros.

• Principios Archivísticos: Estos principios son considerados la base del programa y hacen referencia a la Ley 594 de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, la cual presenta los parámetros a tener en cuenta en la gestión documental, los conceptos básicos como la descripción de un Archivo Total, el Ciclo Vital del Documento, el respeto de la procedencia y el orden natural. Además, presenta los principios sobre los cuales se rige el ejercicio archivístico.

De igual manera se deben tener en cuenta algunos requisitos básicos que con seguridad garantizará el éxito y la continuidad en la implementación del Plan de Gestión Documental, los cuales son:

• Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o los requisitos técnicos que se deben cumplir para iniciar un PGD, como la necesidad de contar con tablas de retención aprobadas o en etapa de elaboración, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital, etc.

• Requisitos funcionales: Hacen relación a la necesidad de integrar el PGD con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información y aplicaciones corporativas.

• Requisitos de Infraestructura: Corresponden a los requerimientos relacionados con instalaciones, tecnología, presupuesto, personal, etc.

• Requisitos normativos: La existencia de un cuerpo normativo en materia de archivo es parte esencial para iniciar un PGD.

El plan de Gestión documental es sólo la primera parte, su ejecución, seguimiento y control es esencial para garantizar que los procesos, la categorización, retención, entre otros se lleven a cabo según lo planeado.

Por lo tanto, gestionar el PGD debe ser considerada la parte más importante, porque pone en marcha el plan escrito proporcionando cohesión y coherencia entre las directrices formuladas. Las actividades de seguimiento y control permiten ajustar el plan, implementar acciones correctivas y medidas de reorientación que posibiliten el cumplimiento de los objetivos y todas las actividades administrativas requeridas en la gestión del plan documental.

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