Telepresencia: Una Experiencia de Colaboración en Equipo

Las tendencias digitales y la movilidad de los usuarios han transformado la manera como muchas compañías trabajamos en equipo. telepresencia

El correo electrónico ya no es suficiente para hacer seguimiento a los avances o pendientes de un proyecto, por lo que demandamos tecnologías que entreguen una verdadera experiencia de colaboración tanto en espacios de trabajo físicos como los virtuales.

Como resultado de esto, las organizaciones han adquirido diversas herramientas que de manera aislada resuelven una porción del desafío de la colaboración, pero introducen la complejidad para nosotros los usuarios.

De esta manera, requerimos ingresar a herramientas como conferencias web y mensajería instantánea corporativa, teléfonos locales y celulares para llamadas, preparar y configurar las salas de telepresencia, compartir archivos y conclusiones por correo. ¿Estamos identificando los múltiples canales que utilizamos para comunicarnos en el día a día de nuestro trabajo en equipo?

Esta multicanalidad sin duda introduce complejidad en la gestión de las comunicaciones, especialmente entre las diferentes oficinas o sedes de la organización, además de la temida pérdida de tiempo y el impacto negativo a la productividad de los usuarios.

¿Cuántos no hemos retrasado reuniones por configurar las salas virtuales de conferencia?, ¿Cuántos hemos solicitado que repitan cierta información porque el audio se perdió?, ¿Cuántos recibimos muchas (por no decir miles) cadenas de correo sobre un mismo tema, con diversas intervenciones y archivos adjuntos que no encontramos? yo, yo yo, Sí, y yo también.

Al final nuestras salas de reuniones pueden ser un tanto desordenadas como la que vemos a continuación:

El estado del arte de la colaboración

¿Qué necesitamos para Colaborar? El estado del arte nos dice que la colaboración es la práctica del trabajo en equipo, donde las personas pueden estar ubicadas en el mismo espacio físico o distribuidos geográficamente en la misma ciudad, país o globo terráqueo.

Para colaborar y ser productivos mientras nos movilizamos, requerimos tecnologías que nos simplifiquen las comunicaciones y que nos hagan olvidar las distancias, es decir, que nos permitan trabajar de manera continua y transparente sin importar donde nos encontremos ni desde el dispositivo que nos conectemos.

La agilidad de un entorno de trabajo no está dado por la cantidad de herramientas (aplicaciones, licenciamientos, equipos físicos) que nos ofrecen para resolver los desafíos de colaboración, sino por la simplicidad y la convergencia de estos en un solo ofrecimiento.

Estamos al margen de una generación que demanda el ahorro del tiempo al unificar los accesos, centralizar las aplicaciones, reducir los clicks y habilitar configuraciones automáticas para ser productivos en la marcha. ¡Cero tiempo de espera!

La mejor tecnología de Colaboración que podemos adoptar

Si queremos garantizar cero tiempo de inactividad para nuestros usuarios, debemos entregar una solución de colaboración que sea tan simple y tan completa que entregue en una sola tecnología todas las funcionalidades necesarias para el trabajo y las necesidades de comunicación de un equipo.

Como resultado de esto, nuestro ofrecimiento de productividad y colaboración se ha robustecido para incorporar la tecnología de Cisco Spark, la cual habilita la colaboración desde antes, durante y después de las reuniones, al habilitar un espacio de trabajo virtual en el que se concentran las capacidades de llamadas, mensajería y reuniones necesarias para ser productivos en la marcha.

Este espacio de colaboración permite integrar de forma continua y transparente los entornos de reunión física con los virtuales.

¿Cómo funciona? Antes de reunirme con el equipo puedo compartir en el espacio de trabajo información que sea importante para tener en cuenta previo al inicio de la conversación.

Cuando llegue la hora acordada puedo conectarme vía conferencia web con una oficina remota, y mientras conversamos podemos escribir conclusiones sobre decisiones tomadas, compartir documentación o utilizar los tableros digitales para explicar ciertos conceptos o procesos.

La información compartida, escrita y creada en el espacio de trabajo es accesible en todo momento, incluso después de finalizada la reunión. De esta manera podemos seguir colaborando mientras nos mantenemos actualizados de las últimas novedades y avances del proyecto de trabajo en equipo.

¿Nos olvidamos de los equipos físicos de videoconferencia?

¡Claro que no! Las capacidades de conferencia web de esta tecnología de colaboración posibilitan no sólo utilizar la calidad de las cámaras de los dispositivos desde los cuales se conecten los usuarios, sino también aprovechar los equipos físicos de videoconferencia cercanos.

Por lo tanto, si me encuentro en una sala de reunión donde existe un equipo Cisco de Videoconferencia, puedo emparejar mi equipo móvil o portátil para aprovechar su calidad de audio y video.

¿Esto que significa? Que podemos compartir pantalla y conectarnos a estos equipos de videoconferencia sin la necesidad de solicitar cableado VGA o HDMI, así somos productivos en la marcha y eliminamos aquellas condiciones que retrasan el inicio y la puesta en marcha de las reuniones de trabajo.

En el escenario anterior vemos que el equipo local no posee ningún cableado conectado a sus equipos, sino que uno de estos está emparejado con Cisco Spark Board (la pantalla grande que vemos en la pared y que por cierto está disponible para Colombia), lo que le permite aprovechar el video y el audio integrado.

La llamada se inicia con la presión de un botón, por lo que en este espacio de trabajo estamos listos para empezar a colaborar. Con todo esto en mente analicemos los retos y desafíos de nuestras capacidades de colaboración

¿Son suficientes para darle continuidad al trabajo en equipo? Si tu respuesta es NO, empieza a buscar en el mercado las tecnologías emergentes que buscan sacar el máximo provecho de la productividad de los usuarios de tu organización.