La Complejidad que las Empresas Experimentan durante el Trabajo en Equipo

Somos colaboradores de industrias como banca, seguros, educación, comercio, salud, entre otros. Sin importar nuestro rol o responsabilidades tenemos, sin duda, desarrollar actividades que requieren de trabajo en equipo.

Las empresas nos han entregado diversas tecnologías para comunicarnos y coordinarnos en los diferentes proyectos e iniciativas en los que participamos, entre los cuales típicamente encontramos el correo electrónico.

Esta herramienta la utilizamos diariamente para comunicarnos con personas internas y externas a nuestra compañía, y aunque ha sido, seguramente, la más utilizada para conversar sobre proyectos, compartir archivos adjuntos, emitir aprobaciones, consultar avances y pendientes, entre otros, eso no quiere decir que sea suficiente para atender todas estas actividades.

Es muy probable que no nos hayamos dado cuenta pero el correo electrónico le agrega formalidad a las comunicaciones cuando en realidad lo que necesitamos es agilidad y oportunidad para entregar la información y colaborar de manera continua en iniciativas.

Además de esto, no nos está incomodando el hecho que los múltiples proyectos e iniciativas en los que participamos, representan a su vez, un asunto diferente de correo electrónico, y cada uno de estos corresponderá a una larga cadena de correos por la intervención de todas o algunas de las personas involucradas.

Esto, sin duda, nos dificulta el identificar cuál es el mensaje en particular que contiene la información relevante, la búsqueda de algún archivo adjunto, encontrar la aprobación del jefe, entre otros. Buscar esta información nos hace perder mucho tiempo.

Además del correo electrónico, las empresas nos facilitan espacios físicos de reunión y nos entregan otras herramientas que posibilitan el trabajo en equipo tales como tableros, ya sean de tiza, borrables o vidrios, chat corporativo, en algunos casos aprovechan el chat personal, acceso a carpetas de red para compartir archivos, espacios de almacenamiento en la nube para crear y colaborar en la edición de contenido, plataformas para gestionar tareas, soluciones de videoconferencia que no siempre funcionan como queremos, entre otros. ¿Queremos más? ¿Verdad que no?

Te aseguro que no habíamos reflexionado sobre la dificultad que nos representa el trabajo en equipo con esta gran variedad de herramientas, pero el que estemos acostumbrados a esta inmensa diversidad, no quiere decir que sean suficientes ni las necesarias para trabajar en equipo y colaborar.

Estamos en una generación donde nos trazamos metas grupales, tenemos proyectos ágiles, interactuamos con personas en la misma sede física o que se encuentran a distancia.

Necesitamos agilidad en la comunicación, eliminar la formalidad, saber rápidamente en qué van los proyectos y conectarnos rápidamente con nuestro equipo para ser productivos.

¿Qué puede hacer tu organización para remediar esto?

Las empresas necesitan transformar completamente la estrategia de aplicaciones corporativas entregadas a los colaboradores nuevos y existentes.

El correo electrónico sigue atendiendo casos de uso que requieren comunicaciones formales, consultas de información, solicitud de aprobaciones y permisos, entre otros. Pero no debe ser entregado pensando en que también cubrirá las necesidades de reunión y trabajo en equipo de los colaboradores. Para esto, necesitamos adoptar soluciones que sean sencillas e intuitivas de utilizar, que integren en un solo lugar todas las funcionalidades necesarias para trabajar en equipo y que sean seguras para que la información sólo pueda ser accedida por quienes tengan los permisos y los privilegios.

Necesitamos tecnologías que nos permitan comunicarnos con la agilidad y velocidad que demandan nuestros proyectos e iniciativas, que nos entregue una experiencia consistente sin importar el dispositivo en el que nos conectemos, es decir, que me garantice la misma experiencia y funcionalidades ya sea que me conecte desde el portátil, desde la tablet o un dispositivo móvil.

Necesitamos una tecnología que se altamente colaborativa optimizada para atender conversaciones, reuniones, entrenamientos, divulgaciones de información, eventos, entre otros, de manera que seamos capaces de colaborar y comunicarnos desde antes, por su puesto durante e incluso después de las reuniones.

Esta tecnología debe ser capaz de proporcionarnos todas las funcionalidades requeridas para trabajar en equipo, quiere decir que seamos capaces de crear conversaciones 1:1 o espacios virtuales grupales, donde cada espacio de reunión me permita enviar mensajería instantánea, compartir conclusiones extensa de avances/pendientes, adjuntar archivos, etiquetas personas, marcar mensajes como importantes (y facilitar su búsqueda), agendar rápidamente reuniones con todas las personas del equipo, activar un tablero digital para crear contenido y compartirlo con todas las personas, responder de manera directa a mensajes, agregar rápidamente impresiones de pantalla, enviar emoticones y gifs.

Todo esto sería excelente en un solo espacio de trabajo. Así, nos olvidamos de las múltiples herramientas y enfocamos nuestros esfuerzos en conversar, en estos espacios, todo lo relacionado con nuestras iniciativas y proyectos.

Ahora pensemos, si contamos con un mismo grupo de personas que participa en una variedad de proyectos.

¿Qué genial sería que todas estas personas estén conectadas, pero que en diferentes espacios de reunión puedan conversar sobre los respectivos proyectos? De esta manera, podemos tener un espacio de conversación para el proyecto A, otro para el proyecto B, y así. Donde cada uno de estos espacios aprovecha todas las funcionalidades necesarias para el trabajo en equipo.

Además de lo anterior, requerimos que estas tecnologías sean Video-first, es decir, que tengan la capacidad de entregar una excelente experiencia de video para atender los diferentes casos de uso de reunión, bien sea 1:1, grupales online, grupales presenciales, grupales híbridas, telepresencia, entre otros.

Requerimos tecnologías que nos permitan trabajar en equipo, sin importar donde nos encontremos ubicados, pero que nos entregue una experiencia de reunión con funcionalidades de audio y video que nos conecten de manera fluida y con una experiencia similar a las reuniones presenciales.

Trabajar en equipo no puede seguir apalancando tecnologías tradicionales, requerimos innovar en la manera cómo colaboramos y en las tecnologías que adoptamos para este fin. Cuando conocemos este tipo de soluciones, nuestra tolerancia hacia las largas cadenas de correos disminuye y optamos por migrar la mayor cantidad de conversaciones para este tipo de plataformas de colaboración.

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