Escrito por Alejandra Fernandez
La tercerización de servicios es una tendencia que va en aumento, porque las organizaciones han descubierto la posibilidad de transferir la responsabilidad y los riesgos de la implementación, operación y soporte de servicios a un tercero. Dándole así, la posibilidad de enfocar los esfuerzos, el tiempo y los recursos en actividades que son propias del negocio. servicios de impresión
El servicio de impresión no está fuera de esta tendencia, cada vez son más las empresas que deciden eliminar de su core de negocio las preocupaciones relacionadas con la puesta en marcha de estos equipos, el mantenimiento, el cambio de consumibles y la instalación de repuestos, y al mismo tiempo eliminando la necesidad de poseer el conocimiento especializado en sitio para la atención de incidentes de este servicio.
Por lo anterior, hoy les traemos 7 consejos que les pueden ser útiles para sacar el máximo provecho del outsourcing de sus servicios de impresión, las cuales también sirven de razones para trasladar a su organización a ese modelo de negocio.
Estos consejos son el resultado de nuestra experiencia como prestadores de servicios de impresión, integradas con las recomendaciones de Gartner publicada en “Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide".
1. Entienda las necesidades de impresión de sus colaboradores
Entender las necesidades de impresión de sus colaboradores requiere de un cronograma de actividades, en el que se le invierta tiempo a las actividades de investigación de los requerimientos y comportamiento de las diferentes áreas de su empresa. De manera que sea capaz de detectar la frecuencia de impresión, el tipo de documentación requerida por área, el uso de papel, la calidad de las imágenes, entre otros.
Teniendo en cuenta lo anterior, puede detectar de manera oportuna si sus colaboradores requieren mayor calidad en la impresión, si sus tendencias de impresión son mayores a las esperadas o si las impresoras actuales no cumplen con las necesidades internas.
Gartner indica-“La recompensa por una mayor complejidad (en la evaluación de estas necesidades) es la reducción de costes de entre el 10% y 30%, en lugar de un 5% que sería posible bajo un esquema tradicional... esto puede llevarlo a gastar más y ahorrar menos de lo esperado”.
2. Involucre a los interesados o áreas estratégicas del negocio
Con el fin de diseñar de manera eficiente su servicio de impresión, es necesario que involucre a las áreas/personas alineadas con la estrategia del negocio, quienes pueden tener visibilidad no sólo de las iniciativas de mejora de los procesos, sino de los proyectos de optimización de papel, reducción de costos, entre otros.
Dado lo anterior, la estrategia de su negocio también estará alineada con sus servicios de impresión y la selección de su proveedor de servicio no sólo será en base a los costos y eficiencia, sino también con respecto a su proyección para la consecución de metas y cumplimiento de objetivos de operación que se traducen en indicadores del negocio.
3. Diseñe una estrategia de impresión transversal a su organización
Una vez entendidos los requerimientos de impresión de las diferentes áreas de su organización, es necesario diseñar una estrategia para el servicio de impresión, que conste de los objetivos operativos que se deben cumplir y los indicadores de negocio que son impactados para cada uno de estos.
Para cada uno de estos objetivos operativos, se recomienda definir el alcance de los equipos, suministros y del servicios relacionado al proceso actual, así como la mejora que se espera obtener en el proceso, esto es uso de papel, flujos de trabajo, disponibilidad de consumibles, entre otros.
Es importante que el proveedor de servicios ses capaz de demostrar sus capacidades para incorporar procesos de automatización de sus flujos de trabajo, sin olvidar que se garantice una experiencia fácil e intuitiva para los usuarios internos. Estos son, quienes al final aceptarán o rechazarán los servicios adoptados por su organización.
4. Controle la impresión con la autenticación de sus usuarios
Controle la liberación de la impresión de sus usuarios, es decir, que aunque el usuario solicite la impresión desde su equipo, esta solamente sea liberada cuando el usuario se autentique al estar físicamente cerca de la impresora.
De esta manera, se habilita la seguridad de la información al evitar que otras personas accedan a contenido que puede ser confidencial y se eliminan de manera oportuna las solicitudes de impresión generadas por error.
Con respecto a la autenticación, las impresoras modernas permiten la integración con múltiples factores de autenticación, los cuales pueden ser por PIN, tarjeta de proximidad, entre otros.. Esto generará ahorros significativos por desperdicio de papel e impresiones innecesarias.
5. Solicite la optimización de procesos y flujos de trabajo
El outsourcing de impresión es más que un servicio de aprovisionamiento de papel y consumibles, piense en su proveedor de servicios como su nuevo aliado para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
El proveedor es quien debe acompañarlo y asesorarlo con respecto al alcance de la tecnología entregada (impresoras o multifuncionales) para optimizar los procesos y flujos de trabajo.
Las mejoras de los flujos de trabajo implican la habilitación de aplicaciones embebidas en estas tecnologías, la transformación de los procesos y la adopción por parte de sus usuarios.
Por esto, es importante conocer de manera detalla la tecnología que le ofrece su proveedor de servicio y determinar si el alcance de la misma apoya en los planes estratégicos de su organización.
6. No pierda de vista las tendencias de impresión de su negocio
El comportamiento de su negocio no está escrito sino que se conforma por tendencias y estadísticas que permiten caracterizar la operación de sus servicios, es por esto, que se debe tener un hábito de revisión de tendencias que le permita obtener una descripción fidedigna y actualizada de su negocio.
Además, debe tener en cuenta las estrategias comerciales o internas de su negocio que le representen comportamientos de impresión fuera de lo normal, y que éstos pueden impactar su servicio y la disponibilidad de sus consumibles.
Ejemplo, si su tendencia indica que en el mes de Octubre posee un volumen de 5.000 impresiones, sin embargo, se crea una nueva estrategia comercial que demanda la impresión de 3.000 documentos.
Este comportamiento, generará un impacto negativo en la disponibilidad de sus consumibles y papel, afectará su negocio y los procesos internos de su organización. Por esto, debe buscar coherencia entre los ciclos/volúmenes de impresión con las prácticas de su negocio, lo que le permitirá controlar los gastos y encontrar oportunidades de ahorro importantes.
7. Sea consciente del valor del prestador de servicios de impresión
Crear consciencia sobre el valor de su proveedor de servicios le permitirá visibilizarlos como un equipo de trabajo interno con aras al cumplimiento de sus objetivos operacionales y de negocio. El proveedor le está entregando un esquema de servicio que dispone de personal, tiempo, conocimiento, experiencia y procesos de atención y soporte que le permiten responder a las necesidades de su negocio.
Es importante que desde lo contractual, defina el alcance de su proveedor, puesto que no le podrá exigir ser proactivo para optimizar procesos, si en el alcance del servicio eso no se encuentra pactado.
A la medida y con un Aliado Experto
Anterior
